Konversi RPMSG menjadi PDF

PDF berguna ketika pesan Outlook yang dilindungi harus dicetak, diarsipkan, atau dibagikan kepada seseorang yang tidak dapat membuka email yang dikelola hak aksesnya. Konversi hanya berfungsi setelah penerima melakukan autentikasi dan kebijakan pesan mengizinkan pencetakan atau penyimpanan.

Apa itu format RPMSG

.rpmsg adalah kontainer email yang dikelola hak aksesnya dan terkait dengan Microsoft Outlook, Exchange, serta teknologi perlindungan Microsoft 365 seperti Microsoft Purview Message Encryption dan Azure Rights Management.

Berbeda dari ekspor email biasa, file RPMSG dapat mempertahankan isi pesan dan lampiran dalam keadaan terenkripsi hingga Outlook atau Outlook on the web memverifikasi identitas dan izin penerima. Penerima biasanya menjumpainya sebagai lampiran pesan yang dilindungi atau saat membuka pesan yang dilindungi di luar Outlook.

Tanpa otorisasi yang valid, tidak ada metode konversi yang didukung. Mengganti nama .rpmsg menjadi .pdf hanya mengubah nama file; tindakan tersebut tidak mendekripsi atau mengonversi konten.

Apa itu format PDF

PDF menyimpan dokumen yang telah dirender dalam tata letak tetap yang didukung oleh sistem operasi, printer, sistem arsip, dan software manajemen dokumen. Format ini sesuai untuk membuat catatan email yang mudah dibaca dan tidak dapat diedit, tetapi bukan kontainer email asli.

PDF hasil cetak mungkin tidak mempertahankan semua header pesan, struktur percakapan, tanda tangan, hyperlink, informasi aksesibilitas, atau hubungan lampiran. Lampiran biasanya perlu dibuka dan disimpan secara terpisah.

Cara mengonversi pesan

Outlook for Windows

1. Buka pesan yang dilindungi di Outlook dan selesaikan setiap permintaan sign-in, verifikasi, atau kode sandi.
2. Pastikan isi pesan terlihat sepenuhnya dan Anda dapat membuka lampiran apa pun yang harus dipertahankan.
3. Pilih File → Print.
4. Pilih Microsoft Print to PDF sebagai printer, atur rentang halaman dan tata letak, lalu pilih Print.
5. Pilih lokasi tujuan, masukkan nama file yang diakhiri dengan .pdf, lalu pilih Save.

Outlook on the web atau new Outlook

1. Buka pesan yang dilindungi di Outlook on the web atau new Outlook dan lakukan autentikasi saat diminta.
2. Buka menu pesan dan pilih More actions → Print, atau pilih ikon print yang tersedia.
3. Dalam dialog print browser atau sistem, pilih Save to PDF atau Microsoft Print to PDF, lalu simpan file.

Microsoft 365 Outlook on the web adalah opsi online yang sesuai untuk pesan yang dilindungi karena melakukan pemeriksaan identitas dan hak akses Microsoft sebelum menampilkannya. Konverter online umum, termasuk situs web konversi dokumen biasa, biasanya tidak dapat mendekripsi konten RPMSG dan sebaiknya tidak menerima pesan bisnis rahasia.

Jika Outlook tidak dapat membuka file

Gunakan tautan atau lampiran pesan yang dilindungi di klien Outlook yang didukung atau Outlook on the web, lalu sign in dengan akun yang diberi akses ke pesan tersebut. Jika konten masih tidak dapat ditampilkan, minta pengirim atau administrator Microsoft 365 menyediakan alternatif yang sah; jangan unggah file ke layanan konversi yang tidak disetujui.

Keterbatasan kompatibilitas dan kualitas

Pencetakan adalah ekspor visual, bukan solusi untuk mengakali dekripsi. Jika kebijakan hak akses memblokir pencetakan, Outlook mungkin menonaktifkan perintah tersebut atau tidak menghasilkan output yang dapat digunakan. PDF yang kosong atau tidak lengkap juga dapat disebabkan oleh autentikasi yang gagal, klien yang tidak didukung, atau konten yang belum selesai dirender.

Jika pencetakan diizinkan, PDF yang dihasilkan umumnya merupakan file baru dan tidak secara otomatis mempertahankan kontrol manajemen hak akses Microsoft asli. Organisasi dapat menerapkan perlindungan PDF secara terpisah, atau kebijakannya mungkin sepenuhnya mencegah pembuatan file tersebut. Perlakukan PDF yang diizinkan sebagai salinan yang mungkin dapat dibagikan dan tangani sesuai dengan persyaratan kerahasiaan pesan.

Cetak pesan dan simpan lampiran yang diizinkan secara terpisah jika catatan tersebut harus menyertakan file asli. Jika diperlukan kepatuhan pengarsipan jangka panjang, periksa apakah sistem tujuan memerlukan PDF/A; Microsoft Print to PDF tidak dengan sendirinya menjamin file PDF/A.