Konverter online gratis IIF ke XLS

QuickBooks Desktop mengekspor catatan akuntansi sebagai IIF, tetapi pelaporan berbasis spreadsheet, rekonsiliasi, dan sistem bisnis lama mungkin memerlukan workbook Excel. Mengonversi salinan ke XLS memudahkan data tabular untuk difilter dan dibagikan, sekaligus mempertahankan IIF asli untuk kemungkinan impor ke QuickBooks.

Apa itu format IIF

IIF adalah singkatan dari Intuit Interchange Format. Dalam software akuntansi, format ini berupa teks biasa yang dipisahkan tab dan terutama digunakan oleh QuickBooks Desktop untuk mengimpor dan mengekspor akun, pelanggan, vendor, item, faktur, tagihan, cek, pembayaran, dan entri jurnal.

File IIF bukan spreadsheet dan tidak berisi database perusahaan QuickBooks yang lengkap. Ekspor transaksi biasanya menggunakan penanda record teknis seperti !TRNS, !SPL, dan !ENDTRNS. Oleh karena itu, satu faktur, tagihan, atau entri jurnal dapat menempati beberapa baris: satu header transaksi yang diikuti oleh satu atau beberapa baris split. Ekstensi yang biasanya digunakan adalah .iif.

Apa itu format XLS

XLS adalah format workbook biner lama milik Microsoft Excel, yang digunakan oleh Excel 97–2003 dan masih diterima oleh beberapa aplikasi akuntansi dan bisnis lama. Format ini menyimpan worksheet dengan sel, pemformatan, formula, filter, pengurutan, dan chart dasar, sehingga record yang diimpor lebih mudah diperiksa dibandingkan teks mentah yang dipisahkan tab.

Satu worksheet XLS mendukung maksimum 65,536 baris dan 256 kolom. Gunakan XLSX jika program penerima mendukungnya, terutama untuk ekspor besar atau workbook yang memerlukan fitur Excel yang lebih baru.

Mengonversi IIF dengan Microsoft Excel

1. Buat salinan cadangan file .iif. Jangan mengubah satu-satunya salinan jika file tersebut mungkin akan diimpor ke QuickBooks di kemudian hari.
2. Buka Excel dan pilih Data → From Text/CSV. Pada versi Excel yang lebih lama, gunakan Data → From Text atau buka file melalui File → Open dengan file teks diaktifkan.
3. Pilih file IIF. Jika Excel tidak menampilkan ekstensi .iif, ubah nama salinan menjadi filename.txt. Mengubah nama hanya mengubah ekstensi nama file; tindakan ini tidak melakukan konversi.
4. Dalam dialog impor, pilih Tab sebagai delimiter dan nonaktifkan delimiter koma, titik koma, serta delimiter lainnya, kecuali pratinjau menunjukkan bahwa file menggunakannya. Pilih encoding sumber, seperti UTF-8 atau code page Windows yang berlaku.
5. Atur nomor akun, ID pelanggan atau vendor, ID transaksi, kode ZIP, dan kolom pengenal lainnya menjadi Text. Ini mempertahankan angka nol di depan dan mencegah nilai panjang ditampilkan dalam notasi ilmiah. Periksa kolom tanggal, mata uang, debit, dan kredit sebelum memuat data.
6. Muat data ke dalam worksheet. Pilih File → Save As, pilih Excel 97-2003 Workbook (*.xls), lalu terima peringatan kompatibilitas Excel.
7. Buka kembali workbook yang telah disimpan dan bandingkan tanggal, jumlah, nama, jumlah baris, serta total utama dengan ekspor sumber.

Mengonversi IIF dengan LibreOffice Calc

1. Buka salinan file IIF di Calc. Jika ekstensi .iif tidak dikenali, ubah nama salinan menjadi filename.txt.
2. Dalam dialog Text Import, pilih encoding karakter yang benar dan pilih Separated by: Tab. Hapus pemisah koma dan titik koma, kecuali pratinjau mengonfirmasi bahwa pemisah tersebut diperlukan.
3. Tetapkan kolom pengenal sebagai tipe Text dan periksa kolom tanggal serta jumlah pada pratinjau. Pastikan setiap field yang dipisahkan tab muncul di kolomnya sendiri.
4. Pilih File → Save As, pilih Excel 97-2003 (*.xls), lalu konfirmasikan peringatan format.
5. Buka kembali file XLS dan periksa nilai yang diimpor sebelum membagikannya atau menggunakannya untuk rekonsiliasi.

Excel dan Calc mengimpor IIF sebagai teks tabular; tidak satu pun aplikasi tersebut merekonstruksi objek atau relasi transaksi QuickBooks selama proses ini.

Mengonversi file di 101convert.com

Anda dapat mengonversi file secara gratis di 101convert.com tanpa menginstal software. Unggah file IIF, pilih XLS sebagai format output, mulai konversi, lalu unduh workbook yang dihasilkan. Simpan IIF asli dan verifikasi output setelah mengunduhnya.

Karena file IIF dapat berisi alamat pelanggan, informasi pajak, detail akun, dan jumlah transaksi, gunakan Excel atau Calc lokal untuk record rahasia jika memungkinkan. Jika menggunakan konversi online, periksa ketentuan penyimpanan dan penghapusan file layanan tersebut sebelum mengunggah.

Pemeriksaan kualitas dan kompatibilitas

Konversi mengubah record yang dipisahkan tab menjadi sel spreadsheet; konversi tidak memvalidasi pembukuan, membuat laporan yang dinormalisasi, atau menghasilkan file perusahaan QuickBooks. Baris teknis seperti !TRNS dan !SPL mungkin tetap terlihat dalam satu worksheet, alih-alih menjadi tabel faktur, akun, dan pembayaran yang terpisah.

Satu transaksi akuntansi dapat berisi beberapa baris IIF, sehingga pengurutan atau penghitungan total setiap baris tanpa memperhitungkan struktur TRNS/SPL dapat menghasilkan hasil yang salah. Bandingkan jumlah transaksi, total debit dan kredit, serta saldo tertentu dengan QuickBooks atau laporan sumber.

Periksa tanggal, konvensi nilai negatif, simbol mata uang, field kosong, record duplikat, encoding karakter, angka panjang, dan nilai yang diawali angka nol. Impor spreadsheet dapat menafsirkan ulang tanggal dan angka, membulatkan presisi yang ditampilkan, atau mengubah encoding teks. Jika workbook melebihi batas baris atau kolom XLS, bagi data atau simpan sebagai XLSX.

Jika tujuan akhirnya adalah QuickBooks, jangan gunakan file XLS sebagai pengganti IIF. Simpan IIF asli untuk workflow impor yang kompatibel dengan QuickBooks, dan perlakukan file XLS sebagai salinan untuk peninjauan, pelaporan, atau pertukaran data.