Konversi OFX menjadi XLS

Bank sering menyediakan unduhan transaksi dalam format OFX, sementara sistem akuntansi lama dan templat spreadsheet mungkin hanya menerima XLS. Mengonversi data akan membuat baris yang dapat diedit untuk pengurutan, perhitungan, laporan, atau impor ke software yang tidak dapat membaca OFX.

Apa itu OFX

OFX (Open Financial Exchange) adalah format terstruktur untuk mentransfer data rekening, saldo, rekening koran, dan transaksi antara institusi keuangan dan software keuangan pribadi. Bank umumnya menggunakan .ofx; .qfx adalah varian terkait yang digunakan oleh beberapa institusi dan aplikasi keuangan. File OFX dapat berisi tanggal, penerima pembayaran, memo, jumlah, jenis transaksi, pengidentifikasi rekening, saldo, dan ID transaksi yang ditetapkan bank. OFX bukan spreadsheet dan tidak mendefinisikan kolom worksheet, pemformatan, formula, atau grafik.

Aplikasi seperti GnuCash, Quicken, Moneydance, dan program akuntansi lainnya dapat mengimpor OFX, meskipun dukungan untuk QFX dan varian bank tertentu berbeda-beda.

Apa itu XLS

XLS adalah format workbook biner lama milik Excel, yang kompatibel dengan Microsoft Excel, LibreOffice Calc, dan banyak sistem akuntansi lama. Format ini mendukung formula, filter, grafik, dan beberapa worksheet, tetapi setiap worksheet dibatasi hingga 65,536 baris dan 256 kolom. Gunakan XLSX jika program penerima mendukungnya; XLS terutama diperlukan untuk software lama.

Konversi dengan GnuCash dan Excel atau Calc

1. Instal GnuCash dari gnucash.org, buat atau buka sebuah book, dan buat cadangan file asli .ofx.
2. Gunakan File → Import → Import OFX/QFX, pilih file, dan tetapkan transaksinya ke rekening GnuCash yang benar. Tinjau kecocokan rekening dan transaksi yang terdeteksi sebelum menyelesaikan impor.
3. Buka register rekening dan gunakan perintah ekspornya untuk membuat file CSV. Pilih field transaksi yang diperlukan dalam spreadsheet, seperti tanggal, deskripsi, memo, jumlah, jenis transaksi, saldo, dan ID transaksi. Nama menu GnuCash berbeda-beda menurut versinya; laporan rekening atau transaksi juga dapat diekspor sebagai CSV.
4. Buka CSV di Excel atau LibreOffice Calc. Atur delimiter dan encoding karakter yang benar, lalu tetapkan pengaturan tanggal, desimal, dan pemisah ribuan sesuai lokal bank. Impor nomor rekening dan ID transaksi sebagai teks jika angka nol di awal harus dipertahankan.
5. Di Excel, pilih File → Save As dan pilih Excel 97-2003 Workbook (*.xls). Di Calc, pilih File → Save As dan pilih Excel 97-2003 (*.xls). Terima peringatan kompatibilitas dan periksa workbook yang disimpan.

Metode ini mengurai field keuangan sebelum membuat spreadsheet. Membuka file OFX secara langsung sebagai teks yang dibatasi delimiter dapat menggabungkan field secara tidak benar karena OFX adalah data terstruktur, bukan tabel biasa.

Otomatiskan konversi berulang

Untuk pemrosesan batch, gunakan parser OFX yang mendukung file bergaya SGML lama dan OFX berbasis XML, ekstrak field transaksi yang diperlukan, lalu tulis ke CSV atau XLSX. Konversikan XLSX yang dihasilkan dengan LibreOffice jika output XLS lama diperlukan; misalnya, konversi command-line LibreOffice yang terinstal secara lokal dapat menggunakan soffice --headless --convert-to xls --outdir output transactions.xlsx. Library parser dan opsi command-line berubah seiring waktu, jadi validasikan output terhadap rekening koran bank sebelum menggunakannya untuk akuntansi. Jangan berasumsi bahwa parser XML umum dapat memproses setiap unduhan OFX dengan benar.

Gunakan konverter online

Layanan seperti CloudConvert, Convertio, dan Zamzar mungkin menawarkan konversi OFX-ke-XLS, tetapi format input dan output yang didukung dapat berubah; pastikan layanan tersebut saat ini mencantumkan kedua format sebelum mengunggah. Konversi online mengirimkan file, yang mungkin berisi nama, nomor rekening, saldo, dan riwayat transaksi lengkap, kepada pihak ketiga. Gunakan workflow lokal untuk data rahasia kecuali ketentuan penyimpanan, penghapusan, dan pemrosesan penyedia layanan dapat diterima.

Periksa workbook yang dikonversi

• Bandingkan tanda debit dan kredit, jumlah transaksi, saldo awal, dan saldo akhir dengan rekening koran asli. Bank tidak menggunakan konvensi tanda yang identik.
• Periksa tanggal di sekitar tengah malam, batas bulan, dan batas tahun. Field zona waktu dan pengaturan tanggal regional dapat mengubah cara software spreadsheet menampilkan transaksi.
• Pastikan teks penerima pembayaran, memo, ID transaksi, dan angka nol di awal tetap ada setelah proses CSV dan XLS. Simpan pengidentifikasi sebagai teks jika diperlukan.
• Metadata OFX, field rekonsiliasi, status transaksi tertunda, header khusus institusi, dan informasi pembaruan mungkin tidak muncul dalam workbook. File XLS adalah salinan untuk analisis, bukan pengganti OFX asli.
• Jangan melebihi 65,536 baris dalam worksheet XLS. Bagi ekspor berdasarkan rekening atau tanggal, atau pertahankan salinan XLSX untuk riwayat yang lebih besar.