Konversi XLS menjadi IIF

QuickBooks Desktop menerima file IIF untuk impor batch daftar dan transaksi, sementara ekspor akuntansi lama sering kali berupa workbook Excel .xls. Tugasnya adalah mengubah nilai spreadsheet menjadi record yang dipisahkan tab secara tepat sesuai kebutuhan jenis impor QuickBooks; hanya mengubah nama file tidak akan mengonversi datanya.

Isi file XLS

XLS adalah format workbook biner Microsoft Excel untuk Excel 97–2003. Format ini masih dihasilkan oleh aplikasi bisnis lama dan digunakan oleh Microsoft Excel, LibreOffice Calc, serta berbagai alat spreadsheet lainnya.

Workbook XLS dapat berisi beberapa worksheet, formula, pemformatan, bagan, sel yang digabungkan, macro, komentar, dan baris tersembunyi. IIF tidak mempertahankan fitur workbook tersebut: IIF hanya mengimpor nilai teks yang disusun sebagai record QuickBooks.

Definisi file IIF

IIF berarti Intuit Interchange Format. Ini adalah format teks yang dipisahkan tab, yang terutama digunakan oleh QuickBooks Desktop untuk mengimpor daftar dan transaksi tertentu, termasuk akun, pelanggan, vendor, item, entri jurnal, invoice, tagihan, cek, dan pembayaran jika didukung oleh edisi QuickBooks yang terinstal.

File IIF menggunakan baris header yang diawali dengan ! untuk menentukan field dan baris data yang diidentifikasi berdasarkan jenis record. File transaksi biasanya berisi header !TRNS, !SPL, dan !ENDTRNS, diikuti record TRNS, SPL, dan ENDTRNS yang sesuai.

IIF berguna untuk entri batch yang dapat diulang dan dapat diedit dalam text editor atau software spreadsheet sebelum diimpor. IIF memiliki perlindungan yang lebih rendah dibandingkan memasukkan transaksi secara manual, sehingga file yang valid secara struktural tetap dapat memposting akun, jumlah, nama, atau perlakuan pajak yang salah.

Menyiapkan dan mengonversi workbook

1. Identifikasi target QuickBooks Desktop yang tepat: impor daftar, entri jurnal umum, invoice, tagihan, cek, atau jenis transaksi lain yang didukung. Setiap jenis memerlukan field dan kode record yang berbeda.
2. Buat satu record contoh yang benar di file perusahaan tujuan jika memungkinkan, lalu ekspor sebagai IIF. Gunakan ekspor tersebut sebagai template untuk nama field, format tanggal, nama akun, kode transaksi, dan kolom yang wajib diisi. File XLS tidak harus berasal dari QuickBooks.
3. Buka file XLS di Excel atau LibreOffice Calc. Tempatkan satu jenis record pada satu worksheet, hapus baris kosong, dan ganti formula dengan nilai hasil perhitungan jika nilai tersebut yang seharusnya diterima QuickBooks.
4. Petakan kolom sumber ke template IIF. Nama akun, pelanggan, vendor, item, class, payment term, dan sales-tax harus sama persis dengan nama di perusahaan tujuan, kecuali impor tersebut memang sengaja membuat entri daftar tersebut.
5. Buat header dan baris data IIF menggunakan template yang diekspor. Untuk transaksi bergaya jurnal, setiap transaksi biasanya memiliki satu baris TRNS, satu atau beberapa baris SPL, dan satu baris ENDTRNS. Nilai AMOUNT bertanda untuk transaksi tersebut harus berjumlah nol.
6. Simpan hanya worksheet yang telah selesai sebagai teks yang dipisahkan tab: File → Save As → Text (Tab delimited) (*.txt). Ubah nama output dari .txt menjadi .iif, misalnya journal-import.iif. Excel hanya mengekspor worksheet yang sedang aktif.
7. Buka file tersebut dalam plain-text editor. Pastikan field dipisahkan oleh karakter tab aktual, bukan koma, dan tidak ada heading kolom spreadsheet atau baris kosong yang ikut diekspor secara tidak sengaja.
8. Buat backup file perusahaan QuickBooks, lalu gunakan File → Utilities → Import → IIF Files. Uji batch kecil dalam salinan file perusahaan sebelum mengimpor file lengkap.

Alat untuk impor terpetakan

Untuk impor kecil atau satu kali, Excel atau LibreOffice Calc ditambah contoh IIF yang diekspor dari perusahaan QuickBooks tujuan memberikan kontrol paling langsung. Untuk impor berulang, produk desktop seperti Transaction Pro Importer dan Zed Axis dapat memetakan kolom XLS, XLSX, CSV, atau teks ke objek QuickBooks Desktop yang didukung tanpa harus membuat setiap baris IIF secara manual.

Generic online file converter tidak boleh digunakan untuk impor keuangan karena tidak dapat menentukan jenis transaksi QuickBooks atau memvalidasi nama akun dan daftar yang spesifik untuk perusahaan. Layanan cloud mapping seperti SaasAnt Transactions dapat digunakan hanya setelah memastikan dukungan untuk produk QuickBooks, objek impor, dan format file tertentu; tinjau ketentuan penanganan data sebelum mengunggah record keuangan.

Pemeriksaan kompatibilitas

• Rilis QuickBooks Desktop tidak selalu mendukung field dan jenis record IIF yang sama. Buat template dari versi QuickBooks dan file perusahaan yang sama dengan yang akan menerima impor.
• Gunakan format tanggal yang ditampilkan dalam file IIF yang diekspor oleh perusahaan tersebut. Jangan berasumsi bahwa tanggal khusus locale seperti 31/01/2026 akan diinterpretasikan dengan benar.
• Hapus tab dan line break yang terdapat dalam nama, alamat, dan field memo karena dapat menggeser field atau memisahkan record.
• Jika memungkinkan, gunakan encoding yang dihasilkan oleh template yang diekspor dari QuickBooks. Karakter non-ASCII dapat diimpor secara tidak benar ketika text editor menyimpan file dalam encoding yang tidak didukung.
• Impor IIF dapat membuat duplikat ketika dijalankan ulang. Sertakan referensi atau nomor dokumen unik jika jenis transaksi mendukungnya, simpan file yang telah diimpor, dan verifikasi jumlah serta saldo yang diimpor.
• QuickBooks Online memiliki kemampuan impor yang berbeda dan tidak boleh diasumsikan menerima file IIF yang disiapkan untuk QuickBooks Desktop.