Konversi QBM menjadi QBW

Akuntan atau administrator perusahaan mungkin menerima salinan portable QuickBooks, tetapi memerlukan file perusahaan yang dapat diedit untuk pembukuan, laporan, atau rekonsiliasi. Memulihkan salinan portable di QuickBooks Desktop akan membuat file .qbw yang diperlukan tanpa mengunggah data keuangan ke converter.

Apa itu format QBM

QBM adalah file perusahaan portable QuickBooks Desktop. QuickBooks membuatnya melalui File → Create Copy → Portable company file untuk mentransfer data keuangan perusahaan dalam paket yang lebih kecil dan terkompresi.

Akuntan menggunakan file QBM untuk mengirim data perusahaan kepada klien, memindahkan data antara instalasi QuickBooks Desktop, atau menyediakan salinan untuk troubleshooting. QBM adalah snapshot, bukan backup disaster-recovery lengkap. File ini dapat mengecualikan item seperti gambar, template yang disesuaikan, laporan yang diingat, surat, informasi audit trail, dan fitur QuickBooks lainnya yang bukan bagian dari paket portable.

Apa itu format QBW

QBW adalah format file perusahaan QuickBooks Desktop yang normal. QuickBooks menggunakannya untuk membuka perusahaan, memasukkan transaksi, merekonsiliasi akun, menjalankan laporan, dan memelihara database perusahaan yang aktif.

QBW yang dipulihkan dapat diedit dan dapat digunakan untuk melanjutkan pembukuan normal. Ukurannya umumnya lebih besar daripada QBM karena bukan merupakan paket transfer portable dan dapat mempertahankan fitur perusahaan yang tidak disertakan dalam QBM. Versi QuickBooks Desktop tidak sepenuhnya dapat dipertukarkan: release yang lebih lama umumnya tidak dapat membuka QBW yang disimpan oleh release yang lebih baru.

Cara memulihkan QBM sebagai QBW

1. Instal QuickBooks Desktop yang sesuai dengan versi sumber QBM, atau gunakan release kompatibel yang lebih baru. Jika QuickBooks melaporkan bahwa file dibuat oleh versi yang lebih baru, gunakan versi tersebut atau release kompatibel yang lebih baru.
2. Salin file .qbm ke drive lokal. Hindari memulihkan file langsung dari lampiran email, lokasi jaringan, atau drive removable.
3. Buka QuickBooks Desktop dan pilih File → Open or Restore Company.
4. Pilih Restore a portable file, pilih file QBM, lalu pilih Open.
5. Saat diminta menentukan tujuan, pilih folder lokal dan masukkan nama file perusahaan baru. QuickBooks memulihkan data portable sebagai file perusahaan dengan ekstensi .qbw.
6. Buka QBW yang telah dipulihkan dan verifikasi nama perusahaan, pengaturan tahun fiskal, chart of accounts, saldo akun, transaksi terbaru, dan laporan penting.
7. Setelah verifikasi, buat full backup terpisah melalui File → Back Up Company → Create Local Backup.

Ini merupakan restoration, bukan conversion yang dilakukan oleh file utility generik. Mengganti nama .qbm menjadi .qbw hanya mengubah ekstensi nama file dan tidak membangun ulang database QuickBooks.

Online converter dan alternatif desktop

Tidak ada online converter bereputasi baik yang dapat mengubah QBM proprietary QuickBooks menjadi QBW yang valid secara andal. Operasi yang diperlukan adalah restoration khusus QuickBooks, dan mengunggah informasi payroll, pajak, pelanggan, atau bank ke website yang tidak terkait menimbulkan risiko kerahasiaan yang dapat dihindari. Gunakan QuickBooks Desktop itu sendiri; akuntan QuickBooks atau tenaga support profesional dapat melakukan restoration yang sama ketika versi Desktop yang diperlukan tidak tersedia.

Kompatibilitas dan keterbatasan data

Biarkan QBM asli tetap tidak berubah hingga QBW yang dipulihkan berhasil melalui verifikasi. File yang dipulihkan merepresentasikan data yang tersedia saat salinan portable dibuat, sehingga transaksi yang dimasukkan setelahnya tidak ada. Memulihkan file di atas file perusahaan yang sudah ada dapat mengganti data di tujuan yang dipilih; pulihkan ke nama file dan folder baru kecuali penggantian memang disengaja.

Jangan gunakan QBM sebagai satu-satunya salinan disaster-recovery. Gunakan backup QuickBooks normal, biasanya file .qbb, jika tujuannya adalah mempertahankan file perusahaan dan pengaturan yang dapat dipulihkan secara lebih lengkap. Buat ulang atau pulihkan template, gambar, laporan yang diingat, lampiran, dan item lain yang dikecualikan secara terpisah.