Konversi WORD menjadi RIS

Dokumen Word mungkin perlu dikonversi ketika reference manager atau academic database menerima RIS, tetapi tidak menerima file .doc atau .docx. Konversi ini memindahkan record bibliografi yang dapat diidentifikasi, bukan formatting atau seluruh teks dokumen.

Apa itu format Word

File Microsoft Word biasanya menggunakan .doc atau .docx. Microsoft Word, Microsoft 365, LibreOffice Writer, ekspor Google Docs, dan office suite lainnya dapat membuat atau membukanya.

Dokumen Word dapat berisi paragraf biasa, tabel, catatan kaki, gambar, kutipan dalam teks, dan daftar referensi. Sumber yang ditambahkan melalui fitur Word References → Manage Sources juga disimpan sebagai record terstruktur dalam file bibliography XML, yang umumnya bernama Sources.xml. Bibliografi yang diketik sebagai teks biasa tidak memiliki field penulis, judul, tanggal, identifier, atau jenis publikasi yang terjamin.

Apa itu format RIS

RIS adalah format pertukaran plain-text bertag yang didukung oleh EndNote, Zotero, Mendeley, RefWorks, Citavi, JabRef, dan banyak library database. Sebuah record biasanya dimulai dengan TY - dan diakhiri dengan ER -. Tag umum mencakup AU - untuk penulis, TI - untuk judul, JO - untuk jurnal, PY - untuk tahun, VL - untuk volume, SP - untuk halaman awal, dan DO - untuk DOI.

RIS berguna untuk memindahkan metadata bibliografi antar-reference manager dan database. RIS tidak mempertahankan layout Word, teks paragraf, tracked changes, styling kutipan, catatan kaki, atau konten dokumen terlampir.

Pilih sumber referensi

Jika bibliografi dibuat oleh Zotero, EndNote, Mendeley, atau reference manager lainnya, lakukan ekspor dari library asli tersebut. Cara ini lebih akurat daripada parsing bibliografi yang terlihat di Word karena library mempertahankan field terstruktur, identifier, catatan, dan lampiran. Gunakan perintah ekspor library dari manager tersebut dan pilih RIS.

Jika bibliography Word dibuat oleh source manager milik Word, gunakan daftar source XML terstrukturnya. Jika dokumen hanya berisi daftar referensi yang diketik, gunakan reference parser lalu verifikasi record yang diimpor.

Konversi record source Word

1. Buka dokumen di Microsoft Word desktop dan pilih References → Manage Sources untuk memastikan bahwa kutipan tersebut adalah source yang dikelola Word, bukan teks yang diketik secara manual.
2. Buat backup file bibliography Word, yang umumnya bernama Sources.xml. Di Windows, file ini biasanya berada di %APPDATA%\Microsoft\Bibliography\; lokasinya dapat berbeda menurut versi Word dan operating system.
3. Impor XML ke reference manager desktop yang mendukung Microsoft Word bibliography XML, seperti versi terbaru JabRef. Jika opsi impor tersebut tidak tersedia, jangan mengganti nama file XML menjadi .ris; gunakan workflow daftar yang diketik di bawah ini atau konversikan record dengan XML-to-reference-format tool yang terdokumentasi.
4. Periksa record yang diimpor, perbaiki jenis source dan field yang hilang, lalu gunakan perintah ekspor manager tersebut dan pilih RIS. Di JabRef, gunakan fungsi ekspornya dan pilih RIS.
5. Buka file .ris yang dihasilkan di aplikasi tujuan dan periksa beberapa record perwakilan sebelum mengimpor seluruh file.

Konversi daftar referensi yang diketik

1. Salin hanya entri bibliografi dari Word ke file plain-text. Hapus heading, penomoran, artefak hanging-indent, dan teks yang tidak terkait, tetapi pertahankan satu referensi lengkap di setiap paragraf.
2. Untuk daftar yang tidak bersifat rahasia, kirimkan referensi ke AnyStyle, citation parser yang dapat mengekspor BibTeX. Sebagai alternatif, masukkan data DOI, ISBN, PMID, atau judul satu per satu di ZoteroBib.
3. Impor file BibTeX yang dihasilkan ke Zotero atau JabRef. Di Zotero, pilih item atau collection yang diimpor dan pilih File → Export Library, lalu pilih RIS. Di JabRef, gunakan perintah ekspornya dan pilih RIS.
4. Untuk bibliografi berukuran kecil, menambahkan setiap item ke Zotero berdasarkan DOI, ISBN, atau PMID sering kali lebih akurat daripada melakukan parsing terhadap teks berformat. Gunakan fungsi Zotero Add Item by Identifier, tinjau metadata yang diperoleh, lalu ekspor collection sebagai RIS.

Gunakan online service hanya untuk referensi yang tidak berisi konten manuskrip rahasia, data pribadi, atau materi terbatas. Generic DOCX-to-RIS converter biasanya hanya mengubah file container atau mengekstrak teks; converter tersebut tidak dapat menyimpulkan field bibliografi yang andal kecuali secara eksplisit mendukung ekstraksi bibliografi.

Periksa file hasil konversi

Referensi berformat dapat diparsing secara keliru ketika nama penulis, inisial, subtitle, tanggal publikasi, rentang halaman, atau penulis organisasi bersifat ambigu. Verifikasi record berdasarkan publisher, halaman DOI, Crossref, PubMed, atau katalog library.

Jenis source Word tidak sepenuhnya dapat dipetakan ke jenis RIS. Buku, artikel jurnal, laporan, halaman web, makalah konferensi, dan edited collection mungkin memerlukan koreksi manual pada field TY, DOI, URL, jurnal, volume, issue, halaman, publisher, dan edisi. Beberapa exporter menggunakan nilai generik seperti GEN atau ELEC jika tidak tersedia jenis RIS yang lebih sesuai.

Kutipan dalam teks seperti (Smith, 2020) tidak memuat informasi yang cukup untuk membuat record yang dapat diandalkan. Bibliografi Word yang dibuat secara otomatis juga tidak lengkap jika source yang mendasarinya tidak memiliki data DOI, halaman, publisher, atau penulis. Simpan file asli .docx dan, jika berlaku, Sources.xml karena ekspor RIS dapat menghilangkan field dan formatting khusus Word.