Konversi XLS menjadi MDF

Spreadsheet legacy mungkin perlu dimuat ke Microsoft SQL Server ketika aplikasi bisnis, sistem pelaporan, atau database administrator memerlukan data SQL Server, bukan workbook Excel. Konversi ini merupakan import ke dalam database SQL Server; ini bukan penulisan ulang format file secara langsung.

Format XLS

XLS adalah format workbook biner Microsoft Excel untuk Excel 97–2003. Format ini menyimpan worksheet, nilai sel, formula, formatting, chart, komentar, dan metadata workbook terbatas. Excel, LibreOffice Calc, dan sistem bisnis lama dapat membuat file XLS.

Workbook XLS bukan relational database. Selama import, setiap worksheet yang dipilih biasanya menjadi table SQL Server, dan baris pertamanya dapat menjadi nama column table.

Format MDF

MDF adalah primary data file yang digunakan oleh Microsoft SQL Server. File ini menyimpan database pages yang berisi table, index, schema, dan database object lainnya. SQL Server biasanya membuat file transaction-log .ldf terpisah di sampingnya.

MDF sesuai digunakan ketika data harus di-query dengan Transact-SQL, digunakan oleh aplikasi SQL Server, atau dikelola melalui SQL Server Management Studio (SSMS). MDF bukan format spreadsheet portabel, dan mengganti nama workbook.xls menjadi database.mdf tidak mengonversi isinya.

Cara mengonversi XLS ke MDF

Menggunakan SQL Server Import and Export Wizard

1. Instal instance SQL Server lokal, seperti SQL Server Express untuk banyak local workload atau Developer Edition untuk development dan testing. Instal SSMS secara terpisah jika belum disertakan. Instance yang umum meliputi localhost\SQLEXPRESS dan (localdb)\MSSQLLocalDB.
2. Buat backup file XLS. Identifikasi worksheet yang akan di-import, pastikan apakah baris pertama berisi nama column, dan hapus encryption workbook jika provider tidak dapat membuka file. Worksheet protection saja merupakan fitur Excel terpisah dan mungkin masih membatasi editing.
3. Buat destination database di SSMS, atau biarkan wizard membuatnya. Untuk mengontrol lokasi MDF dan LDF, jalankan command seperti CREATE DATABASE XlsImport ON PRIMARY (NAME = XlsImport, FILENAME = 'C:\SQLData\XlsImport.mdf', SIZE = 50MB, FILEGROWTH = 25MB) LOG ON (NAME = XlsImport_log, FILENAME = 'C:\SQLData\XlsImport_log.ldf', SIZE = 25MB, FILEGROWTH = 25MB);. Directory tersebut harus sudah ada dan dapat ditulis oleh SQL Server service account.
4. Buka SQL Server Import and Export Wizard. Pilih Microsoft Excel sebagai data source, pilih file XLS, lalu pilih format Excel 8.0 atau Excel 97–2003. Jika Excel provider tidak tersedia, instal Microsoft Access Database Engine dengan architecture 32-bit atau 64-bit yang sesuai dengan wizard.
5. Untuk destination, pilih Microsoft OLE DB Driver for SQL Server, lalu tentukan instance SQL Server, authentication method, dan database XlsImport. SQL Server Native Client yang lebih lama mungkin berfungsi pada installation yang ada, tetapi sudah deprecated.
6. Pilih Copy data from one or more tables or views. Map setiap worksheet ke table, hapus sheet yang tidak diperlukan, ganti nama table dan column jika perlu, lalu aktifkan opsi first-row-as-column-names jika sesuai.
7. Tinjau column mapping, bukan menerima semua inferred type begitu saja. Tetapkan SQL type yang sesuai untuk date, decimal amount, identifier, dan long text. Jalankan import, lalu verifikasi row count dan value di SSMS, misalnya dengan SELECT COUNT(*) FROM dbo.Sheet1;.

SQL Server membuat MDF sebagai bagian dari proses pembuatan database. Untuk menemukan physical file, jalankan SELECT name, physical_name FROM sys.master_files WHERE database_id = DB_ID(N'XlsImport');. Untuk transfer ke SQL Server lain, backup dan restore .bak biasanya lebih aman daripada menyalin database file.

Jika MDF secara khusus diperlukan, hentikan access dan detach database hanya setelah memastikan tidak ada required connection yang tersisa:

ALTER DATABASE XlsImport SET SINGLE_USER WITH ROLLBACK IMMEDIATE;
EXEC sys.sp_detach_db N'XlsImport';

Attach MDF dan LDF melalui Databases → Attach di SSMS. Destination server harus menggunakan versi SQL Server yang sama atau versi yang lebih baru dan kompatibel, serta service account-nya harus memiliki access ke file directory. Jangan mendistribusikan MDF saja kecuali penerima memahami prosedur SQL Server attachment dan recovery.

Menggunakan automation

Import berulang dapat menggunakan SSIS, PowerShell, atau Python dengan pandas dan pyodbc. Tool tersebut membaca workbook XLS dan menyisipkan row melalui SQL Server; tool tersebut tidak menulis file MDF yang valid secara langsung. Database administrator harus menambahkan primary key, constraint, index, dan schema yang sesuai setelah table dimuat.

Keterbatasan quality dan compatibility

• Worksheet formatting, chart, merged-cell layout, komentar, macro, dan sebagian besar formula bukan relational database object. Import umumnya memuat value atau formula result, bukan presentation workbook atau executable VBA. Lakukan recalculate dan simpan workbook di Excel terlebih dahulu jika formula result terbaru diperlukan.
• Excel provider melakukan inferensi column type dari row yang dijadikan sample. Value numeric dan text yang tercampur dapat menjadi NULL, terpotong, atau dikonversi secara tidak tepat. Import column yang tidak pasti sebagai text ke staging table, lalu bersihkan dan lakukan cast dengan SQL.
• Worksheet XLS legacy dibatasi hingga 65.536 row dan 256 column. SQL Server memiliki limit yang berbeda, tetapi data yang di-import tetap memerlukan type yang sesuai dan table design yang direncanakan dengan baik.
• Online conversion service seperti Zamzar atau CloudConvert tidak sesuai untuk menghasilkan SQL Server MDF yang siap di-deploy; service tersebut ditujukan untuk conversion document dan spreadsheet, bukan pembuatan database SQL Server. Upload spreadsheet bisnis juga dapat mengungkapkan isinya. Gunakan instance SQL Server lokal dan SSMS untuk konversi ini.