Konversi FP7 menjadi XLS

Penerima mungkin memerlukan workbook Excel untuk pengeditan tabular, pelaporan, atau impor ke software yang tidak dapat membaca database FileMaker. Mengonversi record ke .xls menyediakan kompatibilitas dengan instalasi Excel yang lebih lama dan business system legacy, tetapi tidak mengonversi struktur database.

Apa itu format FP7

.fp7 adalah format database FileMaker Pro yang digunakan oleh FileMaker Pro 7 hingga FileMaker Pro 11. File FP7 dapat berisi table, field, relationship, layout, script, calculation, value list, container field, index, dan account permission. Database bisnis lama, contact system, inventory, research record, dan archive umumnya menggunakan format ini.

FP7 bukan spreadsheet. Data dapat didistribusikan di beberapa related table, sementara layout dapat menampilkan calculated value, summary value, atau related value yang bukan kolom tersimpan biasa. FileMaker Pro biasanya diperlukan untuk menginterpretasikan database dengan benar sebelum export.

Apa itu format XLS

.xls adalah format binary workbook milik Microsoft Excel, yang terutama terkait dengan Excel 97–2003 dan integrasi software lama. Format ini menyimpan row dan column, formula, basic formatting, serta chart dalam bentuk yang diterima oleh aplikasi yang tidak mendukung workbook .xlsx yang lebih baru.

Worksheet XLS dibatasi hingga 65.536 row dan 256 column. XLS tidak dapat mempertahankan relationship FileMaker, layout, script, privilege, validation rule, index, perilaku portal, atau schema database.

Cara mengonversi FP7 ke XLS

1. Buat backup file asli. Kerjakan pada salinan database.fp7. Dapatkan account credential yang diperlukan jika file dilindungi.
2. Buka salinan tersebut di FileMaker Pro. FileMaker Pro 11 dapat membuka file FP7 tanpa mengubahnya. FileMaker Pro 12 dan versi lebih baru umumnya dapat mengonversi file FP7 ke format FileMaker yang lebih baru saat membukanya; simpan file asli karena konversi tersebut membuat file baru dan mungkin tidak dapat dibatalkan. Gunakan instalasi FileMaker yang kompatibel dan pastikan script, calculation, serta relationship dimuat dengan benar.
3. Pilih record yang diperlukan. Buka table occurrence atau layout yang sesuai, lakukan find jika hanya sebagian yang diperlukan, dan verifikasi jumlah found record. Konteks layout aktif memengaruhi related field dan calculated field.
4. Pilih File → Export Records.
5. Dalam dialog export, pilih field dan urutannya sesuai kebutuhan spreadsheet. Periksa calculated field, summary field, dan related field dengan cermat; nilai yang di-export bergantung pada record, konteks, dan calculation state saat ini.
6. Jika versi FileMaker menyediakan opsi Excel export, pilih opsi tersebut dan buat file perantara .xlsx. Versi FileMaker yang mendukung Excel export biasanya menghasilkan workbook Excel yang lebih baru, bukan format .xls lama.
7. Buka workbook perantara di Microsoft Excel atau LibreOffice Calc. Di Excel, pilih File → Save As, pilih Excel 97-2003 Workbook (*.xls), lalu terima peringatan format. Di Calc, pilih File → Save As, pilih Excel 97-2003 (.xls), lalu pertahankan format yang diminta saat diminta.
8. Buka kembali file .xls yang dihasilkan dan periksa jumlah row dan column, header, tanggal, nilai numerik, formula, karakter non-ASCII, nilai kosong, serta field identifier seperti kode ZIP atau nomor account.

Jika Excel export langsung tidak tersedia, gunakan File → Export Records untuk membuat file CSV UTF-8. Buka CSV melalui proses import Excel atau Calc, pilih delimiter yang benar dan encoding UTF-8, atur identifier sebagai Text untuk mempertahankan angka nol di awal, lalu simpan sebagai .xls. CSV mempertahankan nilai tabular tetapi tidak mempertahankan formatting, formula, relationship, atau data container FileMaker.

Online service umumnya bukan solusi langsung untuk FP7 karena banyak di antaranya tidak menguraikan struktur FileMaker proprietary. Untuk file .xlsx non-rahasia yang telah dihasilkan FileMaker, service seperti Zamzar atau CloudConvert mungkin menawarkan konversi .xlsx-ke-.xls jika pasangan format tersebut tercantum di situs mereka saat ini. Jangan upload record database pribadi, teregulasi, atau sensitif secara komersial tanpa otorisasi, dan verifikasi workbook yang telah dikonversi secara lokal.

Batasan kualitas dan kompatibilitas

• Export berisi field yang dipilih dari record yang dipilih, bukan aplikasi FileMaker asli. Simpan file FP7 secara terpisah jika logic database atau audit history diperlukan.
• Related field, calculation, summary field, dan data portal dapat bergantung pada konteks layout atau state related record. Uji record yang mewakili sebelum melakukan export seluruh dataset.
• Container field dapat berisi image, document, audio, atau file lainnya. Excel export mungkin tidak mempertahankannya sebagai embedded content yang dapat digunakan; export isi container secara terpisah jika harus dipertahankan.
• Repeating field, multi-value text, portal row, dan summary tidak selalu dapat dipetakan ke satu row XLS datar. Tentukan apakah akan melakukan flatten, membaginya menjadi beberapa export terpisah, atau mempertahankan source database.
• Dataset yang melebihi 65.536 row atau 256 column memerlukan beberapa file atau worksheet, workbook .xlsx yang lebih baru, atau data format lain. Menyimpan formula, formatting, atau character data modern sebagai XLS dapat menyebabkan peringatan kompatibilitas atau hilangnya fitur.