Konversi XLSX menjadi MPP

Tim sering menerima jadwal tugas sebagai workbook Excel, tetapi memerlukan Microsoft Project untuk penjadwalan berbasis dependensi dan pengeditan rencana native. Mengonversi workbook akan membuat rencana .mpp yang dapat direvisi, dihitung ulang, dan dibagikan oleh pengguna Project.

Apa itu format XLSX

.xlsx adalah format workbook berbasis XML yang digunakan oleh Microsoft Excel, LibreOffice Calc, ekspor Google Sheets, dan banyak sistem bisnis. Format ini menyimpan lembar kerja dengan sel, rumus, tabel, pemformatan, bagan, dan aturan validasi. Data Project umumnya hadir dalam XLSX sebagai daftar tugas yang dikelola secara manual atau ekspor dari sistem ERP, tiket, atau pelaporan.

Apa itu format MPP

.mpp adalah format native rencana proyek Microsoft Project. Format ini dapat menyimpan tugas, tingkat kerangka, kalender, waktu kerja, batasan, dependensi, sumber daya, penugasan, baseline, kemajuan, tampilan, dan metadata penjadwalan yang tidak dimodelkan secara native oleh spreadsheet.

MPP adalah target yang sesuai ketika file harus diedit di Microsoft Project atau dihitung ulang oleh mesin penjadwalannya. MPP bukan sekadar file XLSX yang lebih kecil atau lebih portabel: hanya kolom spreadsheet yang berisi data proyek kompatibel yang dapat dipetakan ke bidang Project.

Konversi XLSX dengan Microsoft Project desktop

Microsoft Project desktop adalah opsi yang paling andal karena Excel Import Wizard-nya memetakan kolom lembar kerja ke bidang native Project. Project for the web dan Microsoft Planner adalah produk terpisah dan tidak menyediakan alur kerja impor MPP desktop yang sama.

Siapkan workbook sebelum mengimpor:

• Tempatkan satu tugas atau sumber daya per baris dan gunakan satu baris header.
• Gunakan kolom seperti Task Name, Duration, Start, Finish, Predecessors, Resource Names, dan % Complete.
• Gunakan tanggal yang tidak ambigu, satuan durasi yang konsisten seperti 5d, serta ID pendahulu atau referensi baris yang dapat dipetakan secara konsisten.
• Hapus sel gabungan, baris judul dekoratif, baris tugas kosong, rumus subtotal, serta nilai tanggal atau durasi yang ambigu.

1. Buka Project desktop dan pilih File → Open → Browse.
2. Atur filter jenis file ke Excel Workbook (*.xlsx), pilih workbook, lalu mulai Import Wizard.
3. Pilih New project, kecuali baris tersebut harus ditambahkan ke rencana yang sudah ada.
4. Pilih lembar kerja dan petakan kolom ke bidang Project: nama tugas ke Name, tanggal ke Start dan Finish, durasi ke Duration, nilai dependensi ke Predecessors, serta orang atau tim ke Resource Names.
5. Tentukan apakah baris tersebut mewakili tugas, sumber daya, atau penugasan, lalu selesaikan impor.
6. Periksa Gantt Chart, hierarki kerangka, tanggal, kalender, tautan, mode tugas, dan penugasan sumber daya.
7. Simpan hasilnya dengan File → Save As, lalu pilih Project (*.mpp).

Lembar kerja datar tidak menyediakan informasi yang cukup bagi Project untuk menyimpulkan struktur rincian kerja, kalender, jenis tugas, atau dependensi yang benar. Tambahkan tingkat kerangka dan aturan penjadwalan di Project setelah impor, atau tambahkan bidang yang diperlukan ke workbook sebelum konversi.

Konverter online dan software alternatif

Beberapa layanan online, termasuk Zamzar, mencantumkan konversi XLSX-ke-MPP. Layanan tersebut dapat sesuai untuk daftar tugas sederhana yang tidak bersifat rahasia, tetapi dukungan untuk bidang Project, dependensi, kalender, sumber daya, dan versi MPP berbeda-beda. Unggah hanya data yang diizinkan oleh organisasi Anda, lalu buka file yang diunduh di Microsoft Project untuk memverifikasinya.

Untuk data rahasia atau data yang jadwalnya kritis, gunakan Project desktop, bukan konverter web umum. Aplikasi desktop yang kompatibel dengan Project mungkin juga dapat mengimpor Excel, tetapi pastikan aplikasi tersebut dapat menyimpan file MPP native dan uji hasilnya terhadap versi Microsoft Project yang digunakan oleh penerima.

Batasan kualitas dan kompatibilitas

Rumus Excel, pemformatan bersyarat, bagan, tabel pivot, komentar, dan gaya sel tidak menjadi fitur Project yang setara. Tanggal atau durasi yang dihasilkan rumus biasanya diimpor sebagai nilai; buat ulang logika penjadwalannya di Project.

Jangan berasumsi bahwa nilai Duration, Start, dan Finish yang dimasukkan secara bersamaan akan tetap tidak berubah. Project dapat menghitung ulang tanggal berdasarkan mode tugas, kalender, waktu kerja, tautan, batasan, dan pengaturan sumber daya. Tinjau format tanggal regional, hari libur, durasi waktu berlalu, sintaks pendahulu, dan nama sumber daya untuk mencegah tanggal yang salah atau sumber daya duplikat.

Baseline, biaya, bidang kustom, dan data penugasan terperinci biasanya memerlukan pemetaan eksplisit atau rekonstruksi manual. Simpan XLSX asli karena konversi ini tidak dapat dibalik, dan simpan rencana yang diimpor sebagai file MPP baru sampai jadwalnya diperiksa.