Konversi QRP menjadi XLS

Workflow accounting, ERP, atau import lama mungkin memerlukan workbook .xls meskipun report yang tersedia adalah file .qrp. Mengonversi dari aplikasi report asli akan mempertahankan kolom data jauh lebih baik daripada mengekstrak teks dari report yang dicetak.

Apa itu file QRP

QRP biasanya mengidentifikasi report yang telah disiapkan menggunakan QuickReport, sebuah komponen reporting yang digunakan oleh aplikasi Delphi dan C++Builder. Software bisnis yang dibuat dengan QuickReport dapat menyimpan report yang telah dirender untuk dilihat atau dicetak nanti sebagai file .qrp.

File QRP biasanya merupakan report berorientasi halaman yang berisi teks dengan posisi tertentu, header, footer, garis, gambar, dan nilai yang disusun agar dapat dicetak dengan benar. File ini bukan spreadsheet atau tabel database, sehingga Microsoft Excel biasanya tidak dapat membukanya secara langsung. Ekstensi .qrp juga dapat bersifat spesifik untuk aplikasi; identifikasi program yang membuat file tersebut sebelum memilih converter.

Kapabilitas export QuickReport bergantung pada versi QuickReport, export filter yang terinstal, dan implementasi dari developer aplikasi. Jangan berasumsi bahwa setiap program yang menghasilkan file QRP dapat melakukan export langsung ke XLS.

Apa itu file XLS

XLS adalah format workbook Microsoft Excel biner yang digunakan oleh Excel 97 hingga Excel 2003. Format ini dapat menyimpan worksheet, nilai sel, formula, formatting, chart, dan beberapa sheet.

Gunakan XLS hanya jika sistem penerima secara eksplisit memerlukannya. Format XLSX yang lebih baru lebih disarankan untuk workflow Excel saat ini karena worksheet XLS dibatasi hingga 65.536 baris dan 256 kolom, sedangkan XLSX mendukung worksheet yang jauh lebih besar.

Microsoft Excel dan LibreOffice Calc dapat membuka dan menyimpan workbook XLS. Di LibreOffice Calc, gunakan File → Save As dan pilih Excel 97–2003 (.xls).

Konversi dari aplikasi sumber

1. Buka atau buat ulang report di aplikasi bisnis yang membuat file QRP. Lebih baik gunakan cara ini daripada mencoba mengonversi file .qrp yang berdiri sendiri.
2. Cari perintah export, yang biasanya berupa File → Export, Report → Export, atau Save As.
3. Pilih output dengan urutan berikut: XLS atau XLSX, CSV, teks yang dipisahkan tab, atau XML.
4. Buka file yang telah diexport di Excel atau LibreOffice Calc, lalu bandingkan total report, tanggal, nilai desimal, dan jumlah baris dengan report sumber.
5. Jika sistem lama memerlukan XLS, simpan workbook yang telah diverifikasi sebagai Excel 97–2003 Workbook (*.xls).

Untuk aplikasi berbasis QuickReport, developer dapat menambahkan atau mengaktifkan export filter yang sesuai. Mengekspor dataset yang mendasarinya ke CSV, XLSX, atau extract database biasanya lebih akurat daripada mengonversi halaman report yang telah dirender, karena cara ini mempertahankan field dan baris sebenarnya, bukan koordinat halaman.

Jika hanya file QRP yang tersedia

Gunakan report viewer yang sesuai atau utility dari vendor software asli jika tersedia. Minta vendor menyediakan CSV, XLS, XLSX, XML, atau database export, atau viewer khusus yang dapat membuka kembali file QRP dari aplikasi tersebut.

Tidak ada layanan online QRP-to-XLS yang dapat diandalkan secara luas karena file QRP berbeda-beda bergantung pada aplikasinya, dan situs konversi umum jarang mendukung struktur internalnya dengan benar. Jangan upload report keuangan, kepegawaian, medis, atau pelanggan ke layanan konversi yang belum terverifikasi. Jika report hanya dapat dicetak, PDF-to-table extractor adalah pilihan terakhir, bukan metode konversi yang dapat diandalkan.

Pemeriksaan kompatibilitas dan kualitas data

Sebuah report dapat terlihat seperti tabel meskipun setiap nilainya disimpan pada koordinat halaman tetap. Karena itu, converter dapat menempatkan header, nomor halaman, deskripsi yang terbungkus, dan total ke dalam sel yang salah, atau menyisipkan baris kosong di antara halaman yang dicetak.

CSV mempertahankan baris dan nilai, tetapi tidak mempertahankan formula, formatting sel, sel yang digabungkan, gambar, chart, atau beberapa worksheet. Saat mengimpor CSV ke Excel, gunakan Data → From Text/CSV jika perlu untuk memilih delimiter, encoding, dan tipe kolom yang benar. Atur nomor akun, kode pos, dan identifier lain yang diawali angka nol sebagai teks sebelum menyimpan.

Beberapa report exporter lama membuat HTML atau teks biasa dan hanya menetapkan ekstensi .xls. Jika Excel menampilkan peringatan format file, periksa pengaturan export dan, jika memungkinkan, export CSV lalu simpan melalui Excel atau LibreOffice sebagai workbook XLS yang sebenarnya. Simpan output sebagai .xlsx, atau bagi output ke beberapa sheet, jika report melebihi batas jumlah baris XLS.