Konversi PRN menjadi XLS

Sistem pelaporan lama mungkin menghasilkan file cetak .prn ketika aplikasi penerima hanya menerima workbook Excel yang dapat diedit. Mengonversinya ke .xls mengubah teks yang dicetak menjadi sel worksheet untuk diedit, dibagikan, atau diimpor, tetapi hanya data yang direpresentasikan dalam hasil cetak yang dapat dipulihkan.

Apa itu format PRN

Dalam konteks Documents, PRN biasanya berarti output print-to-file yang dibuat oleh aplikasi Windows, program DOS, sistem akuntansi, sistem inventaris, atau aplikasi pelaporan. File tersebut dapat berisi teks biasa, kode kontrol printer, atau keduanya; .prn tidak menentukan satu struktur internal universal.

Bergantung pada program yang membuatnya, kolom dapat dipisahkan oleh tab, koma, titik koma, atau spasi, atau ditempatkan berdasarkan lebar karakter tetap. Laporan biasanya berisi header halaman, judul kolom berulang, footer, page break, subtotal, dan garis dekoratif. PRN khusus printer juga dapat berisi escape sequence yang tidak dapat dibaca sebagai data.

Apa itu format XLS

XLS adalah format workbook biner Microsoft Excel, yang terkait dengan Excel 97–2003 dan masih dapat dibaca serta ditulis oleh Excel saat ini dan aplikasi spreadsheet yang kompatibel. Format ini dapat menyimpan worksheet, nilai sel, formula, pemformatan, chart, dan beberapa sheet dalam satu workbook.

Format ini berguna ketika aplikasi lama secara khusus memerlukan workbook Excel 97–2003 atau tidak dapat mengimpor XLSX. Setiap worksheet mendukung hingga 65.536 baris dan 256 kolom. Gunakan XLSX jika tujuan mendukungnya dan data mungkin melebihi batas tersebut.

Mengonversi PRN dengan LibreOffice Calc

1. Salin file asli agar sumber tetap tidak berubah.
2. Buka LibreOffice Calc dan pilih File → Open. Atur filter file ke Text CSV atau All files, lalu pilih file .prn.
3. Dalam dialog text-import, periksa pratinjau. Pilih Separated by dan pilih delimiter yang ditampilkan oleh data, seperti Tab, koma, titik koma, atau spasi. Jika kolom disejajarkan berdasarkan posisi karakter, bukan delimiter, pilih Fixed width dan tempatkan pemisah kolom pada posisi yang benar.
4. Atur tipe kolom sebelum mengimpor. Pilih Text untuk nomor akun, kode ZIP, ID faktur, dan nilai lain yang memiliki angka nol di awal. Pilih tipe tanggal atau numerik yang sesuai untuk tanggal dan jumlah.
5. Hapus header laporan, judul berulang, baris page break, footer, dan total non-data jika elemen tersebut tidak boleh menjadi record worksheet. Periksa kolom yang bergeser dan nilai yang terpotong.
6. Pilih File → Save As, pilih Excel 97–2003 (*.xls), lalu terima peringatan format. Buka kembali workbook yang disimpan dan verifikasi hasilnya.

LibreOffice Calc merupakan opsi desktop gratis yang sesuai karena dialog text-import-nya mendukung laporan yang menggunakan delimiter maupun lebar tetap dan dapat menyimpan langsung sebagai XLS.

Mengonversi PRN dengan Microsoft Excel

1. Buka Excel dan pilih Data → From Text/CSV, atau gunakan File → Open dengan All files jika Excel tidak menampilkan file PRN.
2. Gunakan pratinjau impor untuk memilih delimiter atau tata letak lebar tetap. Pada versi Excel yang lebih lama, Text Import Wizard menyediakan pilihan yang sama.
3. Atur kolom identifier ke Text agar Excel tidak menghapus angka nol di awal atau mengonversi nilai panjang menjadi notasi ilmiah. Periksa tanggal, pemisah desimal, nilai negatif, dan perataan baris.
4. Pilih File → Save As dan pilih Excel 97–2003 Workbook (*.xls). Buka kembali file setelah menyimpannya.

Excel lebih disarankan ketika workbook harus mempertahankan formula atau pemformatan khusus Excel yang ditambahkan setelah impor. Baik Excel maupun Calc tidak dapat mengurai setiap PRN khusus printer secara andal.

Menggunakan konverter online

CloudConvert dan Zamzar adalah layanan konversi umum yang telah dikenal, tetapi dukungan PRN dan kualitas penguraian dapat berubah karena ekstensi tersebut tidak memiliki satu tata letak standar. Periksa daftar input dan output layanan saat ini; gunakan layanan tersebut hanya jika halaman upload secara eksplisit menerima PRN dan menyediakan output XLS. Unduh dan periksa workbook tersebut, jangan mempercayai konversi otomatis begitu saja.

Jangan upload laporan penggajian, pelanggan, keuangan, medis, atau laporan rahasia lainnya ke layanan pihak ketiga kecuali ketentuan penanganan datanya memenuhi persyaratan Anda. Impor desktop lebih aman untuk file sensitif.

Batas kualitas dan kompatibilitas

File PRN biasanya berisi tampilan atau teks laporan, bukan model spreadsheet asli. Konversi biasanya tidak dapat memulihkan formula, filter, chart, pemformatan sel, nama worksheet, baris tersembunyi, tipe data, atau beberapa sheet asli. Page break, perintah printer, garis dekoratif, dan judul berulang dapat muncul sebagai teks biasa atau baris yang tidak diinginkan.

Jika teks yang diimpor berisi karakter yang tidak dapat dibaca atau escape sequence printer, buka salinannya dalam editor teks biasa untuk mengidentifikasi masalah, atau buat ulang laporan menggunakan opsi CSV, spreadsheet, atau text export alih-alih mencetaknya ke file. Bandingkan total penting dengan laporan asli dan verifikasi angka nol di awal, tanggal, pemisah desimal, angka negatif, batas kolom, serta batas baris dan kolom XLS sebelum membagikan workbook.