Konversi PDF menjadi XLS

Bisnis mengonversi PDF ketika angka harus diedit, diurutkan, dihitung ulang, atau diimpor ke software yang menerima Excel workbook. Workbook yang dihasilkan biasanya dibuat sebagai .xlsx lalu disimpan sebagai .xls untuk software akuntansi, pelaporan, atau database versi lama.

Apa itu format PDF

PDF, atau Portable Document Format, mempertahankan tata letak halaman, font, grafik, dan posisi objek di berbagai sistem operasi dan printer. Bisnis, lembaga pemerintah, sistem akuntansi, scanner, aplikasi penerbitan, dan platform pelaporan menggunakannya untuk invoice, laporan rekening, formulir, kontrak, dan laporan yang diarsipkan.

PDF mempertahankan tampilan halaman, tetapi belum tentu struktur spreadsheet aslinya. Sebuah tabel dapat terdiri dari fragmen teks yang ditempatkan pada posisi tertentu, garis, dan sel yang ditempatkan secara independen tanpa metadata baris dan kolom yang andal. PDF hasil pemindaian berisi gambar halaman; optical character recognition (OCR) diperlukan sebelum isinya dapat diekstrak sebagai data yang dapat diedit.

Apa itu format XLS

XLS adalah format workbook biner Microsoft Excel yang digunakan oleh Excel 97 hingga Excel 2003. Format ini dapat berisi worksheet, formula, pemformatan, chart, dan macro VBA, serta tetap berguna ketika aplikasi lama menerima .xls tetapi menolak format .xlsx yang lebih baru.

Setiap worksheet XLS dibatasi hingga 65,536 baris dan 256 kolom. XLSX adalah format berbasis XML yang lebih baru dari Excel dan mendukung worksheet yang jauh lebih besar serta fitur-fitur yang lebih baru. Oleh karena itu, mengonversi ke XLS dapat memerlukan pengurangan kumpulan data atau penghapusan pemformatan, formula, dan fitur workbook lain yang tidak didukung.

Cara mengonversi PDF ke XLS

Dengan Microsoft Excel

1. Dalam versi desktop Excel untuk Windows yang didukung, pilih Data → Get Data → From File → From PDF. Konektor PDF tidak tersedia di setiap edisi atau platform Excel.
2. Pilih PDF dan tunggu hingga Navigator menampilkan halaman dan tabel yang terdeteksi.
3. Pilih tabel, periksa pratinjau, lalu pilih Load atau Transform Data. Di Power Query, perbaiki header, sel gabungan, baris kosong, tipe data, dan judul halaman yang berulang.
4. Setelah memeriksa nilai yang diimpor, pilih File → Save As lalu pilih Excel 97-2003 Workbook (*.xls).

Konektor PDF Excel bekerja paling baik dengan PDF berbasis teks yang berisi tabel teratur. Konektor ini dapat salah membaca sel multi-baris, catatan kaki, header yang berulang, tabel yang terbagi di beberapa halaman, dan kolom yang tampak sejajar tetapi memiliki spasi yang tidak konsisten.

Dengan Adobe Acrobat Pro

1. Buka PDF di Adobe Acrobat Pro.
2. Pilih Convert → Microsoft Excel → XLSX, atau gunakan All tools → Export a PDF → Spreadsheet → Microsoft Excel Workbook, tergantung versi Acrobat.
3. Untuk PDF yang hanya berisi gambar, pilih All tools → Scan & OCR → Recognize Text terlebih dahulu, pilih bahasa dokumen, lalu periksa teks yang dikenali.
4. Buka file .xlsx yang diekspor di Excel atau LibreOffice Calc, lalu pilih File → Save As dan pilih Excel 97-2003 (*.xls).

Acrobat biasanya mengekspor ke XLSX, bukan langsung ke format XLS yang lebih lama. Pengenalan tabel dan OCR-nya umumnya lebih sesuai daripada extraction tools dasar untuk dokumen multi-halaman atau yang kompleks secara visual, tetapi setiap nilai yang diekspor tetap memerlukan verifikasi.

Dengan table extraction tool

Tabula cocok untuk memilih tabel dari PDF berbasis teks. Buka file, buat seleksi di sekitar tabel, gunakan Preview & Export Extracted Data, lalu ekspor CSV. Buka CSV di Excel atau LibreOffice Calc dan simpan sebagai Excel 97-2003 (.xls). Tabula tidak melakukan OCR dan tidak dapat mengekstrak nilai yang andal secara langsung dari hasil pemindaian yang hanya berisi gambar.

Untuk file yang tidak bersifat rahasia, online PDF-to-Excel converter dari Adobe adalah opsi berbasis browser yang memiliki reputasi baik: upload PDF, download file XLSX yang dihasilkan, periksa file tersebut, lalu simpan ulang sebagai XLS. Layanan online lain juga dapat melakukan konversi, tetapi dokumen keuangan, medis, pribadi, atau bisnis yang bersifat rahasia tidak boleh di-upload kecuali ketentuan pemrosesan, penyimpanan, dan penghapusan dari penyedia layanan memenuhi kebijakan keamanan yang diperlukan.

Batasan kualitas dan kompatibilitas

Konversi tidak dapat memulihkan formula, sel tersembunyi, hubungan antarsel, atau metadata yang tidak terdapat dalam PDF. Tabel yang tampak benar di halaman dapat diekspor dengan kolom yang bergeser, label yang terpisah, tanda minus yang hilang, atau angka yang disimpan sebagai teks.

OCR dapat salah membedakan 0 dengan O, 1 dengan I, titik desimal, tanda minus, dan simbol mata uang. Bandingkan jumlah baris, tanggal, pemisah desimal, nilai mata uang, angka negatif, dan total yang dihitung dengan PDF sumber. Pastikan kolom numerik benar-benar bertipe numerik sebelum melakukan pengurutan atau perhitungan.

Menyimpan sebagai XLS dapat menghapus fitur Excel yang lebih baru, mengubah pemformatan bersyarat, mengubah formula yang tidak didukung, dan mengekspos data yang melebihi batas 65.536 baris atau 256 kolom. Simpan PDF asli dan, jika memungkinkan, pertahankan file .xlsx perantara sebagai salinan kerja; gunakan versi XLS hanya untuk sistem yang memerlukannya.