Konversi BPM menjadi PDF

Reviewer, auditor, dan pelanggan sering memerlukan salinan tetap dari proses Bizagi yang dapat dilihat, dicetak, atau diarsipkan tanpa menginstal Bizagi Modeler. Mengekspor model ke PDF menyediakan salinan tersebut sekaligus mempertahankan file asli .bpm agar tetap tersedia untuk pengeditan.

Apa itu format BPM

Dalam kategori Dokumen, .bpm biasanya mengidentifikasi model proses Bizagi Modeler. File ini menyimpan model proses bisnis yang dapat diedit, termasuk aktivitas BPMN, event, gateway, konektor, lane, subprocess, informasi tata letak, dan metadata model; bergantung pada modelnya, file ini mungkin juga berisi dokumentasi terkait.

Bizagi Modeler adalah aplikasi yang sesuai untuk membuka dan mengedit jenis file ini. Ekstensi tersebut bukan pengidentifikasi format universal: produk lain juga dapat menggunakan .bpm. Mengganti nama file menjadi .pdf tidak akan mengonversinya, dan file yang dibuat oleh aplikasi BPM lain harus diekspor oleh aplikasi tersebut.

Apa itu format PDF

PDF adalah format dokumen dengan tata letak tetap yang mempertahankan dimensi halaman, penempatan teks, grafik, dan tata letak cetak di berbagai sistem operasi dan PDF viewer. Format ini cocok untuk mendistribusikan diagram proses kepada penerima yang perlu membaca, mencetak, menyetujui, menandatangani, atau mengarsipkannya, bukan mengedit struktur BPMN-nya.

Ekspor PDF merupakan representasi visual, bukan pengganti model Bizagi. PDF viewer mungkin memungkinkan pemilihan teks, pencarian, komentar, atau anotasi, tetapi tidak mempertahankan elemen Bizagi yang dapat diedit, aturan validasi, data simulasi, atau hubungan model.

Mengonversi BPM ke PDF dengan Bizagi Modeler

1. Instal dan buka Bizagi Modeler, lalu gunakan Open untuk memuat file .bpm. Pastikan file terbuka sebagai proses yang diharapkan, bukan sebagai format BPM yang tidak terkait.
2. Tinjau diagram sebelum mengekspor. Periksa tata letak halaman, nama lane, perutean konektor, label gateway, subprocess, serta dokumentasi atau diagram tertaut yang harus disertakan dalam hasil akhir. Simpan perubahan tata letak yang diperlukan pada model sumber.
3. Gunakan perintah ekspor PDF atau publikasi Bizagi Modeler. Bergantung pada versinya, perintah ini tersedia di bawah perintah Export atau Publish; pilih PDF dan ikuti dialog ekspor khusus versi tersebut.
4. Pilih opsi halaman, orientasi, penskalaan, dan konten yang tersedia. Orientasi lanskap dan ukuran kertas yang lebih besar biasanya sesuai untuk diagram BPMN yang lebar. Sertakan dokumentasi atau subprocess tertaut hanya jika penerima memerlukannya.
5. Tetapkan nama file output seperti order-approval-process.pdf, pilih tujuan, lalu selesaikan ekspor.
6. Buka PDF di viewer dan periksa setiap halaman pada zoom 100%. Pastikan teks, garis konektor, label lane, warna, pemisah halaman, dan referensi subprocess tetap mudah dibaca.

Gunakan print-to-PDF jika ekspor langsung tidak tersedia

Jika versi Bizagi yang terinstal tidak menyediakan perintah ekspor PDF yang diperlukan, buka model dan pilih File → Print. Pilih Microsoft Print to PDF di Windows atau Save as PDF di macOS, lalu atur ukuran kertas, orientasi lanskap, margin, dan skala sebelum menyimpan.

Print-to-PDF adalah opsi cadangan, bukan konversi format yang mempertahankan model. Metode ini dapat menghilangkan dokumentasi Bizagi, membuat pembagian halaman kurang sesuai, atau mengecilkan diagram besar hingga label tidak dapat dibaca. Gunakan ekspor Bizagi langsung jika tersedia, dan ekspor diagram subprocess secara terpisah jika satu halaman tidak dapat menampilkan proses dengan jelas.

Konverter online dan batas kompatibilitas

Layanan online umum seperti CloudConvert atau Zamzar tidak boleh dianggap mendukung file Bizagi .bpm. Banyak layanan hanya mendukung format office dan gambar umum, bukan struktur model proses native Bizagi; mengunggah proses bisnis juga dapat mengekspos informasi operasional rahasia. Gunakan Bizagi Modeler secara lokal kecuali penyedia online secara eksplisit mencantumkan Bizagi .bpm sebagai input yang didukung, menghasilkan konten PDF yang diperlukan, dan telah disetujui untuk data tersebut.

• Substitusi font: font yang tidak tersedia di komputer yang melakukan ekspor dapat mengubah pembungkusan baris, posisi label, dan pemisah halaman. Instal font yang diperlukan sebelum mengekspor jika ketepatan tata letak penting.
• Diagram besar: pembagian halaman otomatis atau downscaling dapat membuat label sulit dibaca. Tingkatkan ukuran halaman, ubah orientasi, sesuaikan skala, atau ekspor diagram secara terpisah.
• Interaktivitas: hyperlink, navigasi, dokumentasi, atau perilaku subprocess mungkin tidak dipertahankan dalam bentuk yang sama seperti di Bizagi. Uji tautan yang diekspor dan konten yang disertakan jika hal tersebut merupakan bagian dari persyaratan hasil akhir.
• Pemeliharaan sumber: simpan file asli .bpm bersama PDF jika pengeditan, validasi, atau penggunaan ulang model di masa mendatang diperlukan.