Konversi MPP menjadi PDF

Tim proyek membuat PDF ketika penerima memerlukan jadwal tetap untuk ditinjau, dicetak, diserahkan, atau diarsipkan tanpa Microsoft Project. File .mpp yang dapat diedit harus dipertahankan karena PDF berisi laporan visual, bukan model penjadwalan lengkap.

Apa itu format MPP

.mpp adalah format dokumen asli Microsoft Project untuk jadwal proyek. Format ini dapat menyimpan tugas, durasi, dependensi, kalender, batasan, baseline, sumber daya, biaya, bidang kustom, dan data perencanaan lainnya. Microsoft Project membuat dan membuka file MPP; Project Plan 365 dan beberapa program perencanaan proyek lainnya dapat membaca banyak versi MPP, meskipun kompatibilitasnya berbeda-beda berdasarkan versi dan fitur.

File MPP digunakan untuk serah terima proyek, pembaruan jadwal, perencanaan sumber daya, peninjauan status, dan catatan perencanaan yang diarsipkan. File ini bukan dokumen teks biasa: membuka file MPP umumnya memerlukan Microsoft Project atau software manajemen proyek yang kompatibel.

Apa itu format PDF

PDF adalah format dokumen tata letak tetap yang dirancang untuk mempertahankan tampilan dokumen di berbagai sistem operasi, aplikasi, dan perangkat. PDF memudahkan pengiriman jadwal kepada klien, manajer, auditor, atau pemasok yang tidak memiliki Microsoft Project, serta dapat dicetak atau diarsipkan secara konsisten.

Output PDF dapat mempertahankan tampilan yang dipilih, tata letak halaman, font, tabel, bilah tugas, dan grafik Gantt. Format ini tidak mempertahankan model MPP sebagai file proyek yang dapat diedit: penerima umumnya tidak dapat menghitung ulang tanggal, mengubah dependensi, mengedit kalender, atau memeriksa setiap parameter penjadwalan dalam rencana asli.

Cara mengonversi file MPP ke PDF

Microsoft Project desktop

1. Buka file, seperti schedule.mpp, dalam versi Microsoft Project yang kompatibel.
2. Pilih tampilan dan tabel yang akan dipublikasikan, seperti Gantt Chart, Tracking Gantt, atau Task Sheet.
3. Sesuaikan kolom yang terlihat, skala waktu, filter, pengelompokan, dan rentang tanggal. Sembunyikan bidang yang tidak diperlukan dalam laporan.
4. Buka File → Print dan periksa pratinjau. Atur ukuran kertas, orientasi landscape atau portrait, margin, penskalaan, pemisah halaman, dan rentang pencetakan. Gunakan printer PDF sistem jika tersedia, atau lanjutkan dengan perintah ekspor.
5. Gunakan File → Export → Create PDF/XPS Document → Create PDF/XPS, pilih folder output dan nama file, seperti schedule.pdf, lalu publikasikan file tersebut.

Project mengekspor tampilan yang dipilih menggunakan pengaturan halaman dan pencetakannya. Gantt chart yang lebar dapat menjadi sulit dibaca jika dipaksakan ke satu halaman; gunakan orientasi landscape, rentang tanggal yang sesuai, atau beberapa halaman alih-alih penskalaan berlebihan.

Software desktop lainnya

Project Plan 365 dapat membuka banyak file MPP serta mengekspor atau mencetak rencana yang ditampilkan sebagai PDF. ProjectLibre dapat membuka beberapa versi MPP dan mencetak rencana melalui printer PDF sistem, tetapi pemformatan kompleks, kalender, bidang kustom, dan fitur Microsoft Project yang lebih baru mungkin tidak ditransfer secara persis. Buka hasil konversi dan bandingkan dengan sumbernya sebelum didistribusikan.

Konversi online

Untuk konversi satu kali, layanan seperti konverter MPP online Aspose.Tasks dan Zamzar dapat mengonversi file MPP yang didukung ke PDF tanpa menginstal Microsoft Project. Proses umumnya adalah mengunggah file, memilih PDF, memulai konversi, lalu mengunduh hasilnya.

Jangan mengunggah jadwal rahasia, data klien, biaya, informasi personel, atau rencana sensitif secara komersial kecuali organisasi mengizinkan penggunaan layanan tersebut. Periksa kontrol penyimpanan dan penghapusan yang disediakan, hapus file yang diunduh dari perangkat bersama atau publik, dan pastikan layanan tersebut mendukung versi MPP serta fitur yang digunakan oleh rencana.

Keterbatasan kualitas dan kompatibilitas

• Simpan file MPP asli untuk pengeditan, penghitungan ulang, perubahan jadwal di masa mendatang, dan kebutuhan audit. PDF bukan pengganti sumber proyek.
• Hanya tampilan yang dipilih dan kolom yang dikonfigurasikan di dalamnya yang muncul dalam PDF. Data sumber daya, bidang kustom, baseline, catatan, atau informasi lainnya dapat tidak disertakan jika tidak ditampilkan atau dimasukkan dalam konfigurasi pencetakan.
• Periksa nama tugas, simbol milestone, garis dependensi, bilah baseline, kolom sumber daya, header, footer, pemisah halaman, rentang tanggal, dan jumlah halaman dalam PDF yang diekspor.
• Macro, tautan eksternal, add-in Project, laporan interaktif, perilaku penghitungan ulang, dan logika penjadwalan yang dapat diedit tidak dipertahankan sebagai konten PDF yang fungsional.
• Font yang hilang, versi MPP yang tidak didukung, dan perbedaan antara Microsoft Project dan aplikasi pihak ketiga dapat mengubah penomoran halaman, pembungkusan teks, warna, kalender, atau penempatan bilah Gantt. Bandingkan output penting dengan aplikasi sumber.