Konversi XSN menjadi PDF

PDF tetap berguna ketika formulir InfoPath harus dikirim melalui email, diserahkan, dicetak, atau diarsipkan untuk penerima yang tidak memiliki InfoPath. Konversi ini menangkap tampilan formulir yang telah dirender; konversi ini tidak mengubah template InfoPath yang dapat diedit menjadi formulir PDF interaktif.

Apa itu format XSN

XSN adalah format template formulir Microsoft InfoPath. Format ini merupakan paket yang berisi tata letak formulir, views, XML schemas, controls, resources, definisi data-connection, dan file manifest.xsf yang menjelaskan template tersebut.

InfoPath Designer membuat file XSN, terutama dalam lingkungan InfoPath 2003, 2007, 2010, dan 2013. SharePoint form libraries dan sistem bisnis lama lainnya juga menggunakan template ini. XSN biasanya bukan response yang telah selesai: formulir yang telah diisi biasanya disimpan sebagai dokumen XML berdasarkan template tersebut.

Apa itu format PDF

PDF menyimpan representasi halaman tetap yang dapat dilihat dan dicetak tanpa InfoPath. Format ini mempertahankan tata letak halaman dan pagination yang dihasilkan dengan lebih andal daripada paket formulir yang dapat diedit, serta cocok untuk distribusi, pengiriman, dan penyimpanan arsip.

PDF yang dicetak tidak mempertahankan InfoPath controls, validation rules, conditional formatting logic, perilaku calculated-field, data connections, workflow actions, atau custom code. PDF tersebut berisi output yang telah dirender dari view yang dipilih, bukan paket XSN atau fungsi pengeditannya.

Cara mengonversi XSN ke PDF

Menggunakan Microsoft InfoPath

1. Gunakan instalasi Windows yang memiliki aplikasi desktop Microsoft InfoPath yang kompatibel, seperti InfoPath Designer 2013. InfoPath telah dihentikan, tidak disertakan dalam aplikasi desktop Microsoft 365 saat ini, dan mungkin sulit diperoleh atau dijalankan pada sistem yang lebih baru.
2. Buka file .xsn di InfoPath Designer dengan File → Open. Jika file tersebut berasal dari sumber yang tidak tepercaya, jangan izinkan external data connections atau custom code dijalankan.
3. Pilih view yang akan diekspor dan gunakan Preview untuk memeriksa repeating sections, calculated values, page breaks, headers, dan controls yang telah diisi.
4. Pilih File → Print. Pilih Microsoft Print to PDF, Adobe PDF, PDF24, atau printer PDF lain yang terpasang; tetapkan paper size, orientation, dan page range yang diinginkan; lalu simpan output dengan ekstensi .pdf.
5. Buka PDF yang telah disimpan di viewer dan periksa setiap halaman. Pastikan repeating sections, signatures, images, external values, headers, dan footers muncul sesuai harapan.

Untuk menangkap formulir yang telah selesai diisi, buka atau isi XML form terkait dalam lingkungan InfoPath yang mendukung template dan connections-nya, lalu cetak formulir yang telah dirender tersebut. Membuka XSN di Windows Explorer atau mengekstraknya dengan archive utility tidak akan membuat PDF yang bermakna.

Konversi online

Online converters umum, termasuk layanan yang menerima dokumen Office umum, biasanya tidak merender paket InfoPath XSN sembarang. Web service yang andal perlu mereproduksi views, rules, data connections, controls, dan mungkin custom code pada template tersebut, sehingga mengunggah XSN bukan metode konversi yang dapat diandalkan. Tindakan ini juga dapat mengungkap embedded schemas, connection details, custom resources, atau business data.

Sebaiknya gunakan local InfoPath rendering dan printer PDF. Jangan mengunggah XSN rahasia ke online service kecuali layanan tersebut secara eksplisit mendukung versi InfoPath yang diperlukan dan organisasi telah menyetujui pengungkapannya.

Keterbatasan kualitas dan kompatibilitas

Hanya view dan state yang dicetak yang akan muncul dalam PDF. Jika template memiliki beberapa views, cetak setiap view yang diperlukan secara terpisah. Formulir yang bergantung pada SharePoint, web services, external databases, ActiveX controls, atau managed code dapat menampilkan nilai yang hilang atau konten yang tidak lengkap ketika lingkungan aslinya tidak tersedia.

Output dapat berbeda dari preview di layar karena fonts yang tidak tersedia, printer settings, paper size, controls yang tidak didukung, atau page-scaling options. Tetapkan paper size dan orientation sebelum mencetak, nonaktifkan scaling yang tidak diinginkan bila sesuai, dan verifikasi PDF yang dihasilkan, bukan menganggap paket XSN itu sendiri telah dikonversi.