Konversi OLF menjadi PDF

Penerima sering memerlukan PDF karena mereka tidak memiliki OyezForms atau karena formulir yang telah diisi harus dicetak, dikirim melalui email, atau disimpan sebagai catatan tetap. Mengekspor juga mencegah penerima mengubah data formulir yang telah dimasukkan dalam file .olf asli.

Format OLF dan PDF

File .olf adalah file formulir proprietary OyezForms yang digunakan oleh pengguna OyezForms untuk menyimpan tata letak formulir dan data yang telah dimasukkan. File ini bukan format dokumen kantor umum, dan mengubah ekstensi nama filenya tidak membuatnya dapat dibaca sebagai PDF, dokumen Word, atau file LibreOffice.

PDF adalah format deskripsi halaman yang didukung oleh Adobe Acrobat Reader, browser web, macOS Preview, dan sistem pencetakan standar. PDF mempertahankan ukuran halaman, tata letak, grafik, dan teks tercetak secara lebih konsisten daripada file OLF yang dibagikan tanpa OyezForms. PDF dapat berisi teks yang dapat dipilih dan dicari, font tertanam, tanda tangan digital, serta output arsip PDF/A jika software ekspor mendukung fitur tersebut.

Mengekspor dari OyezForms

Gunakan OyezForms untuk mengonversi file OLF. Instalasi OyezForms mencakup komponen print/export PDF OyezForms pada versi yang didukung; ini adalah metode konversi yang sesuai karena dapat memahami data formulir proprietary.

1. Biarkan file .olf asli tetap tidak berubah dan buka salinannya di OyezForms.
2. Periksa apakah semua field yang telah diisi, halaman, lampiran atau konten yang direferensikan, dan kalkulasi formulir ditampilkan dengan benar.
3. Gunakan File → Export dan pilih opsi ekspor PDF yang disediakan oleh OyezForms. Pilih folder output dan nama file, lalu simpan PDF.
4. Jika versi yang terinstal tidak memiliki perintah ekspor tetapi dapat mencetak formulir yang telah diisi, gunakan File → Print dan pilih printer PDF OyezForms atau Microsoft Print to PDF di Windows. Konfirmasikan ukuran kertas, orientasi, rentang halaman, dan scaling sebelum menyimpan.
5. Buka PDF di Acrobat Reader atau browser, lalu bandingkan setiap halaman dengan formulir yang ditampilkan di OyezForms.

Minta pengirim mengekspor file jika OyezForms tidak tersedia, formulir memerlukan rilis OyezForms yang berbeda, atau file OLF tidak dapat dibuka dengan benar. Pengirim sebaiknya menyediakan PDF hasil ekspor, bukan file OLF, jika tidak diperlukan pengeditan.

Batasan konversi online dan pihak ketiga

Generic online converters tidak boleh digunakan untuk file OLF OyezForms. Layanan PDF bereputasi seperti Adobe Acrobat online tools hanya mengonversi format umum setelah aplikasi yang kompatibel menghasilkan file sumber yang dapat dicetak atau didukung; layanan tersebut tidak menginterpretasikan data formulir OyezForms. Mengunggah formulir legal, pribadi, finansial, atau internal ke situs konversi yang tidak terverifikasi juga menimbulkan risiko kerahasiaan dan retensi.

LibreOffice, Microsoft Word, dan editor PDF biasa tidak menyediakan jalur impor OLF yang andal. Jangan membuka file OLF sebagai teks biasa dan jangan mengganti nama form.olf menjadi form.pdf.

Catatan output dan kompatibilitas

PDF yang dihasilkan dari formulir OyezForms yang telah diisi biasanya bersifat flattened: nilai field yang telah dimasukkan tetap terlihat, tetapi penerima tidak dapat mengedit field isian OyezForms asli. Simpan sumber OLF secara terpisah jika diperlukan koreksi di kemudian hari.

Ekspor PDF native OyezForms lebih disarankan daripada mencetak jika tersedia karena kemungkinan lebih besar untuk mempertahankan kualitas teks dan posisi halaman. Print-to-PDF hanya menangkap output yang dapat dicetak dan dapat menghilangkan kontrol interaktif, konten yang hanya tampil di layar, atau data yang tidak ditempatkan pada formulir yang dicetak.

Jika teks, barcode, tanda tangan, atau page break berbeda dalam PDF, periksa printer, ukuran kertas, orientasi, dan scaling yang dipilih; gunakan scaling 100% kecuali penerbit formulir menentukan pengaturan lain. Jika PDF terdiri dari halaman yang dipindai atau dirasterisasi, OCR dapat menambahkan teks yang dapat dicari, tetapi tidak memulihkan field OyezForms yang dapat diedit dan hasilnya harus diperiksa.